Finlib.Ru - Все о бизнесе и финансах все о бизнесе и финансах

Приносят ли собрания пользу или ущерб?

Почти каждый день люди в организациях должны посещать собрания. Вы когда-нибудь задумывались над тем, продуктивны ли эти собрания? Знает ли кто-нибудь в организации, полезны ли собрания настолько, что на них стоит тратить ресурсы? Если ответ НЕТ, тогда прочитайте эту статью, чтобы узнать, насколько собрания полезны для организации.


Узнайте уровень производительности.


Ценность собрания для организации и продуктивность собрания непосредственно связаны с тем, насколько удалось достичь цели собрания. Если собрание выполняет более 60% своей цели, тогда собрание было полезным и расходы на проведение этого собрания могут считаться хорошей инвестицией для успеха организации. Большинство собраний в среднем выполняют около 40% - 60% цели. В этом случае затраты, связанные с проведением собрания могут быть сбалансированы с его выгодами; однако, это следует удостовериться в том, что польза от собрания заметна очевидна. Наконец, если собрание выполняет менее 40% от своей цели, расходы на ее проведение, как правило, являются ущербом для организации.


Подсчитайте стоимость посещаемости.


Как понять, имеет ли собрание ценность, связанную с ее целью. Ниже приведена простая формула, которую следует использовать, когда вы сравниваете стоимость собрания с ее потенциальными выгодами.


З = (р х н)
С = Ч х З

* Чтобы определить фактические затраты на собрание найдите следующие данные: среднюю почасовую ставку каждого участника собрания (р) и подсчитайте предполагаемое число участников собрания (н). Затем умножьте эти числа для подсчета общей стоимости для 1 участника (з). Затем умножьте количество часов (Ч) – длительность собрания - на общую стоимость расходов каждого участника для расчета приблизительной стоимости собрания (C).


Уточните уровень производительности.


Используйте или создайте оценочную систему, которая поможет решить, где расположено собрание по шкале производительности. Оценочная система должна иметь определенную систему нумерации. Затем необходимо присвоить процентные соотношения этим номерам, чтобы сравнивать каждое собрание по уровню производительности. Так, например, в 5-балльной шкале оценки, каждая точка будет равна 20% по шкале производительности. Слежение за уровнем производительности - это единственный способ убедиться в том, происходят ли улучшения. Иногда знание того, собрание будет оцениваться в конце, хватает, для того, чтобы люди были настроены на достижение цели собрания.


Проведите исследования по методологии управления собраниями.


Есть много книг и хороших учебных программ, связанных с управлением собраниями. Проведите исследования в Интернете или спросите рекомендаций у людей, которые проводят собрания.


Примите меры по улучшению.


Как отмечалось ранее, лучший способ узнать то, что собрания улучшаются – это проследить производительностью, до и после того, как вы предприняли меры по улучшению. Меры по улучшению могут быть очень простыми, например как, специализированные тренинги для руководителя или членов группы. Или это может быть учебная программа, где специалист проведения собраний продемонстрирует необходимые навыки, а затем обучит будущих лидеров вести продуктивные собрания.


Эта информация должна, по крайней мере, стать начальной точкой для определения того, что проводимые собрания имеют ценность для организации.